Caso de proyecto
Client Onboarding Portal
Un proyecto concreto: ordenar el ingreso de cada cliente nuevo al salón, desde la primera consulta hasta la visita guiada, sin perder datos técnicos en el camino.
En Puerto Eventos recibimos consultas de productoras, wedding planners y empresas que llegan por caminos distintos: una llamada, un mail, una recomendación. Cada una traía la misma información desordenada — cantidad de invitados, tipo de evento, si necesitaban pantalla LED, si traían catering propio — y esa información se perdía entre carpetas y mensajes.
El portal de onboarding no es una web pública. Es un formulario interno que se completa junto al cliente durante la primera conversación y que arma, en el momento, un resumen técnico del evento: capacidad requerida, mobiliario, requerimientos de sonido e iluminación, y fecha tentativa.
El problema
Las consultas llegaban por canales distintos y cada persona anotaba lo que podía. Cuando la productora llamaba tres días después para confirmar medidas o potencia eléctrica, había que reconstruir la conversación desde cero.
El enfoque
Definimos un único formulario guiado con campos obligatorios y condicionales. Si el evento es sentado, se pide cantidad de mesas. Si hay escenario, se pide rider técnico. Nada de campos libres donde cada uno escriba lo que quiere.
La implementación
Se armó en tres semanas, con pruebas sobre consultas reales de los últimos seis meses. El resumen final se exporta como PDF y se adjunta al mail de confirmación de visita guiada, junto con el plano técnico con medidas exactas.
Qué cambió en la práctica
Antes de la visita guiada, el cliente ya sabe qué va a ver. Llega al salón con las preguntas correctas: dónde va la pantalla LED de 4x2 metros, cómo se regula la iluminación escénica por escenas, si el catering externo entra por el acceso independiente de la cocina.
Para las productoras, el cambio fue más directo. El rider técnico se carga antes de la visita, así que el técnico llega con las medidas tomadas y no pierde media hora midiendo el escenario. El estacionamiento para 40 vehículos y el acceso desde Avenida Madero se confirman en el mismo resumen, sin llamadas cruzadas.
El portal no reemplaza la conversación. La ordena. La primera charla sigue siendo una charla, pero termina con un documento concreto en lugar de una lista de pendientes.