Caso de proyecto
Seasonal Booking Workflow
Un proyecto enfocado en decisiones prácticas y restricciones reales del calendario de reservas en Puerto Madero.
Cuando el salón empezó a recibir consultas para casamientos, conferencias y cenas de empresa en la misma franja de temporada, el equipo trabajaba con una planilla compartida y mensajes sueltos. La información de cada fecha vivía en tres lugares distintos: el correo, el cuaderno de la oficina y la memoria de quien había atendido la visita guiada.
El problema no era la cantidad de eventos, sino el cruce de datos. Una productora pedía confirmar si el sábado estaba libre mientras una wedding planner ya había reservado el viernes para el montaje. Sin un orden claro, el riesgo era comprometer dos fechas con el mismo mobiliario o con el mismo técnico de iluminación.
El trabajo se centró en ordenar el flujo de reserva por temporada, no en sumar herramientas nuevas. La decisión más útil fue separar el calendario en tres estados: consulta, fecha bloqueada y contrato firmado. Cada estado tiene reglas propias sobre qué se puede mover y qué no.
Tarea
Definir un flujo de reserva estacional que evitara choques entre eventos sociales y corporativos, sin depender de una sola persona para saber qué fecha estaba realmente comprometida.
Enfoque
Se acordó un único registro con estados claros y reglas de bloqueo por mobiliario y equipo técnico. Las visitas guiadas sin cargo se agendaron dentro del mismo flujo, para que la consulta y la reserva no vivieran separadas.
Implementación
Durante dos temporadas se ajustaron los tiempos de montaje y desmontaje según el tipo de evento. La pantalla LED de 4x2 metros y la iluminación escénica regulable quedaron como recursos con agenda propia dentro del calendario.
Resultado
El cambio más visible fue la reducción de llamados para confirmar disponibilidad. Con el flujo ordenado, quien atiende la consulta ve el estado real de la fecha y puede responder sin consultar a otra persona. Las productoras y wedding planners reciben el plano técnico con medidas exactas junto con la confirmación, lo que evita correcciones de último momento.
La coordinación de proveedores también se volvió más previsible. El catering externo trabaja sobre la cocina equipada con acceso independiente, y ese detalle se comunica desde el primer contacto para que el armado no interfiera con el resto del salón.